- ساماندهی بایگانی

يكي از مهمترين و ضروري‌ترين پروژه‌اي كه در راستاي مكانيزه نمودن شهرداري‌ها و در كنار آن تكريم ارباب رجوع مي‌توان انجام داد،  پروژه‌ي ساماندهي بايگاني‌هاي شهرداري‌ها مي‌باشد. پروژه ساماندهي بايگاني يكي از پروژه هاي فاز صفر سيستم يكپارچه شهرسازي ميباشد اين پروژه به منظور ايجاد بانك اطلاعاتي سيستم يكپارچه فعاليت نموده و در نهايت با استفاده از اطلاعات ورود شده به سيستم، پردازش اطلاعات ممكن مي گردد.

•          وضعيت بايگاني قبل از ساماندهي:

پرونده‌ها قبل از انجام ساماندهي بر اساس تاريخ تشکيل پرونده و نام مالك در بايگاني چيده شده بود. بعضي از پرونده‌ها نيز بر اساس اهميتي در گوشه‌اي از بايگاني بر اساس نام شركت، نام مالك و ... ضبط شده بودند. همچنين از هر ملك چندين سابقه در بايگاني در محل هاي مختلف وجود داشت. بنحويكه كه اگر مسئول بايگاني يك روز در محل كار خود حاضر نمي‌شد كسي نمي‌توانست آن پرونده‌ها را بيابد.

•          اهداف انجام ساماندهي بايگاني

-         ادغام و يكپارچه سازي بايگاني هاي شهرسازي، نوسازي و اصناف

-         ايجاد نظم و ترتيب در پرونده هاي موجود در بايگاني

-         عدم وابستگي به پرسنل

-         اختصاص شماره شناسايي صحيح و غيرتكراري براي هر ملك

-         رفع مشكلات موجود در پرونده ها (اشتباه بايگاني نمودن اوراق، ثبت اطلاعات متناقض در سوابق)

-         به‌روز رساني پرونده ها همگام با تغييرات صورت گرفته (تجميع‌ها و تفكيك‌هاي عرصه و اعيان)

-         يكسان سازي اطلاعات پرونده ها و نقشه‌هاي موجود(در سطح ملك – بلوك – حوزه)

-         به حداقل رساندن زمان پاسخگويي به درخواستهاي شهروندان

-         دسترسي سريع و آسان به اسناد و مدارك هر ملك با استفاده از بايگاني الكترونيك

-         دسترسي همزمان چند كاربر به مدارك مختلف يك ملك

-         حذف زمان انتقال پرونده از بايگاني به كاربر

-         جلوگيري از مفقود و مستهلك شدن پرونده و اسناد مربوط به آن

•          اقدامات اجرايي شده ساماندهی در شهرداری یزد

-         ساماندهي بايگاني منطقه يك

-         ساماندهي بايگاني منطقه دو

-         ساماندهي بايگاني ناحيه تاريخي

-         ساماندهي بايگاني منطقه سه

-         ساماندهي پرونده هاي اداره املاك

-         ساماندهي پرونده هاي كميسيون ماده صد

-         ساماندهی پرونده های پرسنلی

• نویسنده : یزد فردا
• منبع خبر : خبرگزاری فردا